La información que se debe transferir debe ser la que corresponda, según sea el medio de garantía, a fianza o de cheque certificado o de caja, que hubiese quedado en depósito en la dependencia o entidad, a efecto de garantizar el cumplimiento de obligaciones a cargo de terceros, ya sean personas físicas o morales (privadas o públicas) que hubiesen celebrado actos jurídicos (contratos, convenios, etc.) con dicha dependencia o entidad, o derivadas de créditos fiscales a favor de la dependencia o entidad, conforme a los siguientes datos:

a).- Derivadas de contratos, convenios, etc.:

Afianzadora.-  Indicar  el nombre de la afianzadora o institución bancaria que otorga la fianza a favor de la dependencia o entidad, a efecto de garantizar las obligaciones contraídas con esta última por un tercero, a través de la celebración de un determinado acto jurídico (contrato, convenio, etc.)

Debiendo especificar el tipo de garantía mediante la cual se garantizó el cumplimiento de la obligación a favor de la dependencia o entidad,  es decir, si se trata de fianza o de cheque (certificado o de caja)

Monto de la fianza.- Indicar la cantidad expresada en moneda nacional del importe de la garantía (fianza, cheque certificado o de caja).

Plazo de ejecución.- Especificar el plazo para la ejecución del compromiso garantizado por un tercero, a través de la fianza o cheque (certificado o de caja).

Nombre del fiador.- Nombre del tercero, ya sea persona física (indicando nombre (s), apellidos materno y paterno), o moral (privada o pública, indicar la razón social) cuyo cumplimiento de obligaciones contraídas con la Entidad o Dependencia a través de un acto jurídico (Contrato, convenio, etc.) se encuentra garantizado por medio de fianza o cheque (certificado o de caja).

Nombre de la Dependencia o Entidad.- Indicar el nombre de la dependencia o entidad a cuyo favor se extiende la garantía (Fianza, cheque certificado o de caja)

Contrato, convenio, expediente o crédito otorgado.- Informar el acto jurídico de que se trate, a través del cual se garantiza el cumplimiento de obligaciones a favor de la dependencia o entidad (Contrato, convenio, número de expediente, si se tiene identificado de esta manera, o el número de crédito, si la dependencia o entidad está facultada para el otorgamiento del mismo).

Modificación de fianza.- Especificar, en caso de ser procedente, el motivo o razón por la que se modifica la garantía (fianza, cheque certificado o de caja, sustitución de afianzadora, aumento o disminución del monto garantizado, etc.).

Cancelación de la fianza.- Informar si se canceló o no la garantía (fianza, cheque certificado o de caja), indicar si o no. 

Encargado de su custodia y seguimiento.- Nombre completo del servidor público responsable de la custodia y/o seguimiento del cumplimiento de la garantía (fianza, cheque certificado o de caja).

Fecha en que se inició procedimiento para hacer efectivo su cobro por incumplimiento del fiador.- Indicar la fecha (día/mes/año) en  en que se dio inicio al procedimiento para hacer efectivo el cobro de la garantía ante las instancias competentes, derivado del incumplimiento de las obligaciones contraídas por el fiador.

En caso de no haberse iniciado el procedimiento aludido dejar en blanco el espacio del requisito mínimo o bien señalar como no aplicable.  

Instancia o área encargada de hacer efectivo su cobro.- Informar el área o instancia de la dependencia o entidad encargada de hacer efectivo el cobro de la garantía, en los casos en que se hubiese iniciado su procedimiento para tales efectos, derivado del incumplimiento de las obligaciones contraídas por el tercero.

Juicio en caso de impugnación de la afianzadora.- Especificar el número de expediente del juicio en que (en caso de haber procedido) se hubiese ventilado la impugnación por parte de la afianzadora por haberse hecho efectivo el cobro de la fianza, por incumplimiento en las obligaciones contraídas por su fiador en el acto jurídico suscrito con la dependencia o entidad.

Esta información deberá coincidir con la reportada en el FUM 21 (asuntos en trámite). En caso de no existir juicio, asentar "No aplica".

Sentencia Definitiva.- En caso de que se haya ventilado juicio para hacer efectivo el cobro de la fianza ante las autoridades competentes, señalar el sentido en que se dictó la resolución emitida por dicha autoridad.

Fecha en que se hizo efectivo el cobro.- Indicar el día, mes y año en que se hizo efectivo el cobro de la garantía (fianza, cheque certificado o de caja), en caso de que hubiese procedido el mismo por incumplimiento en las obligaciones contraídas por el tercero.

b).- Derivadas de créditos fiscales:

Crédito fiscal de que deriva.- Indicar el tipo de crédito del que deriva la garantía a favor de la dependencia o entidad, por ejemplo: Las derivadas de la ejecución del procedimiento económico  coactivo (derivada de resolución de procedimiento administrativo de responsabilidad).

Nombre del contribuyente.- Indicar el nombre del contribuyente, ya sea persona física (indicando nombre (s), apellidos materno y paterno), o moral (privada o pública -razón social-), que derivado de la ejecución del crédito fiscal, garantiza el pago del mismo.

RFC del contribuyente.- Especificar el Registro Federal de Causantes del contribuyente con los trece dígitos.

Fecha del dictamen de garantía y folio.- Informar la fecha en que la autoridad correspondiente emitió el dictamen de garantía y en su caso, el número de folio asignado al documento. 

Resultado del Dictamen: Especificar los términos en que se emitió el dictamen.

Descripción de la Garantía: Describir el bien otorgado en garantía (casa habitación, vehículo, etc.).

Tipo: Especificar si se trata de un bien mueble o inmueble, u otro.

Valor: Indicar el valor de la garantía, en caso de inmuebles el catastral, en caso de vehículos el que corresponda a la fecha de otorgamiento de la garantía.  

Numero de prelación: Indicar el número de prelación del bien otorgado en garantía en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio.

Fecha de Garantía: Indicar la fecha en que se otorgó la garantía.

Estatus: Especificar el estado en que se encuentra la ejecución

Inscripción de la Garantía en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio: Solo aplica en el caso de que la garantía sea un bien inmueble, se deberá especificar:

a.- Fecha y numero de oficio de la solicitud de inscripción.

b.- Fecha y numero de oficio de la inscripción.

c.- Fecha del certificado de libertad de gravamen.   

NOTAS:

1.- Si se cuenta con la presente información, usted deberá proporcionar la correspondiente a los FUM 25 (Contratos o Convenios) y FUM 28 (Obras y Acciones).

2.- Las garantías a reportar en el presente FUM deberán ser las vigentes a la fecha de entrega recepción.

3.- La información solicitada en el presente FUM deberá ser reportada por el área que tenga a su cargo el resguardo de las mismas, o en su defecto, la unidad de apoyo administrativo o su equivalente de la dependencia o entidad.

información que se transfiera en este apartado debe ser la que corresponda a los importes en efectivo con que cuenta la dependencia, entidad o área sujeta a entrega recepción, para el pago de gastos menores, así como cualquier “Fondo Especial”, es decir, que tenga un fin específico o que sea adicional o diferente al que se utiliza de manera normal, señalando el importe de pagos realizados respaldados por el (los) comprobante(s) respectivo(s), debiendo reunir los siguientes datos:

Nombre, cargo y firma del responsable de su manejo o resguardo.- Corresponde al nombre (s) y cargo del(os) servidor (es) público (s) responsable(s) del manejo y resguardo de la caja chica, que debe corresponder al servidor público que firmo el documento de asignación del recurso destinado a caja chica.  

Área de adscripción a la que pertenece el responsable de su resguardo.- Se refiere al área a la que se encuentra adscrito el (los) responsable(s) del resguardo y manejo de la caja chica (dirección, departamento o área).

Importe total de fondo autorizado.- Corresponde al importe total del efectivo asignado para a la caja chica, expresado en moneda nacional.

Fianza, pagaré o vale. Señalar el documento por el cual se garantiza el fondo.

Objeto o fin del fondo. Finalidad en el que se debe emplear el fondo fijo de la caja chica.

Importe de pagos realizados.- Referente al importe de pagos realizados con el fondo fijo o caja chica, los cuales deben estar respaldados con los comprobantes respectivos.

Disponible en efectivo. Indicar el monto del importe total del efectivo con el que se cuenta en el fondo fijo después del corte de la caja chica.

Fecha de último corte o arqueo.- Se deberá indicar la fecha (día/mes/año) en que se realizó el último corte o arqueo por un tercero autorizado para ello.

NOTA:

1.- Este formato se deberá capturar con los datos actualizados a la fecha de separación del empleo, cargo o comisión del servidor público saliente. 

La información que se proporcione en este formato deberá de ser la relativa al corte de caja adicional que considere la recepción de ingresos por pago de derechos, impuestos, servicios, entre otros, a favor de la Dependencia o Entidad, ya sea a través de monedas, billetes emitido por el Banco Central, cheques, tarjeta de crédito, etc., la cual debe de contener los siguientes requisitos:

Nombre, cargo y firma del responsable de su manejo o resguardo.- Indicar el nombre de la(s) persona(s) responsable(s) del manejo de la caja de cobro.

Nombre de la persona responsable de realizar los cortes de ingresos.- Indicar el nombre de la persona responsable de realizar los cortes de ingresos de la caja de cobro.

Fecha del último corte o arqueo.- Señalar el día, mes y año en que se realizó el último corte o arqueo de la caja de cobro.

Importe de la caja de cobro.- Señalar el importe expresado en moneda nacional, de la cantidad que se tenga en la caja de cobro.

Destino de los ingresos.- Señalar el lugar de resguardo de los ingresos obtenidos a través de la caja de cobro en la fecha de separación del empleo, cargo o comisión, es decir, depósito bancario, caja de seguridad, etc. incluir la fecha del último depósito, el número de cuenta en la que fue realizado el depósito, así como el importe del mismo.

NOTA:

1.- La información transferida en este formato se deberá capturar con los datos actualizados a la fecha de separación del empleo, cargo o comisión del servidor público.

Debido a la importancia que tienen los recursos financieros líquidos con que cuenta la Dependencia o Entidad, es necesario que en este formato se proporcione la relación de das las cuentas bancarias que tiene aperturadas la Dependencia o Entidad, así como sus conciliaciones bancarias conforme a los siguientes requisitos:

Número de cuenta.- Indicar el (los) número(s) de cuenta(s) bancaria(s) que tiene aperturada(s) la Dependencia o Entidad en alguna institución bancaria.

Tipo de Cuenta.- Señalar el (los) tipo(s) de cuenta(s) bancaria(s) que maneja la Dependencia o Entidad (nómina, inversión, cheques, maestra, etc.)

Contrato y firmas autorizadas: Indicar el número de contrato celebrado con la(s) Institución (es) bancaria(s), capturar el nombre de la(s) persona(s) que cuenta(n) con autorización para realizar movimientos en la(s) cuenta(s) bancaria(s) que maneja la Dependencia o Entidad.

Fuente de Financiamiento (origen del recurso): Especificar el origen o fuente del recurso (estatal o federal) del que proviene(n) la(s) cantidad(es) consignada(s) en la(s) cuenta(s) bancaria(s) que maneja la Dependencia o Entidad.

Objeto o manejo de la cuenta.- Señalar el propósito o finalidad de los recursos depositados en la cuenta (obra, acción, etc.)

Nombre de la Institución Bancaria.- Especificar el nombre de la Institución Bancaria en donde se encuentra aperturada la cuenta o cuentas bancarias de la Dependencia o Entidad.

Fecha del vencimiento de la inversión.- Señalar el día, mes y año en que vence la inversión de la cuenta o cuentas bancarias que maneja la Dependencia o Entidad.

Nombre o Número de Sucursal.- Señalar el nombre o número de la sucursal de la Institución Bancaria en la que se encuentra aperturada la cuenta.

Saldo en libros.- Señalar el monto del saldo contable de la cuenta.

Saldo en Bancos.- Señalar el saldo en la(s) cuenta(s) bancaria(s) que maneja la Dependencia o Entidad.

Token Asignado.- Indicar (SI o NO) si el acceso para el manejo de la cuenta bancaria es con Token.

Importe de depósitos no considerados por la Entidad.- Indicar el importe de aquellos depósitos que la Entidad o Dependencia no hubiese considerado contablemente.

Importe de depósitos no considerados por el Banco.- Indicar el importe de depósitos que hubiese realizado la Entidad o Dependencia y que la Institución Bancaria no reporte en el estado de cuenta.

Importe de los retiros no considerados por la Entidad.- Señalar el importe de aquellos retiros o pagos que la Entidad o Dependencia realizó y no fueron considerados contablemente.

Importe de los retiros no considerados por el Banco.- Señalar el importe de cargos que hubiese realizado la Entidad o Dependencia y que la Institución Bancaria no reporte en el estado de cuenta.

Saldo final del estado de cuenta bancario.- Señalar el saldo final del estado de cuenta, a la fecha de la conciliación bancaria.

En virtud de que el estado del ejercicio presupuestal forma parte de la información financiera de la Dependencia o Entidad, ese Formato deberá mostrar el estado que guardan las participaciones federales, estatales o municipales, así como recursos propios, según el caso, tanto recibidos como ejercidos para la operación de la Dependencia o Entidad, así como para la ejecución de las obras y acciones, mismo que deberá ser llenado por la Unidad de apoyo administrativo o su equivalente, debiendo contener los siguientes campos.:

I. Reporte de avance presupuestal: Corresponde a los momentos presupuestales del gasto, conforme a los rubros que a continuación se indican.

1. Presupuesto Aprobado.- Señalar el importe total de las asignaciones presupuestarias anuales comprendidas en el Presupuesto de Egresos  (federal y/o estatal), incluidos sus anexos y tomos.

2. Presupuesto Modificado.- Señalar la cantidad expresada en moneda nacional de  las adecuaciones al presupuesto autorizado, aprobadas por la instancia competente.

3. Presupuesto comprometido.- Importe total expresado en moneda nacional, referente a las provisiones de recursos que constituye la dependencia o entidad con cargo a su presupuesto –aprobado o modificado- autorizado para atender los compromisos derivados de las reglas de operación de los programas; cualquier acto jurídico o cualquier concepto que signifique una obligación de realizar una erogación.

4. Presupuesto devengado.- Indicar el importe, expresado en moneda nacional, de las obligaciones de pago por parte de los ejecutores de gasto a favor de terceros.

5. Presupuesto ejercido.- Importe total expresado en moneda nacional de las cantidades ejercidas por la Dependencia o Entidad a la fecha de captura.

6. Presupuesto pagado.- Importe total expresado en moneda nacional de las cantidades pagadas a terceros conforme a los momentos que dispone la normatividad aplicable.

7. Catálogo de Cuentas (en el caso de entidades).- Comprende a lista de cuentas que formulan las dependencias o entidades, la cual permite registrar todas las transacciones de tipo financiero patrimonial que ocurran en las mismas.

II. Clasificador por objeto del gasto: Este clasificador permite formular y aprobar el proyecto de Presupuesto de Egresos desde la perspectiva económica y dar seguimiento a su ejercicio.

III. Reporte de ingresos: Corresponde al reporte de los ingresos que contiene los campos que a continuación se mencionan.

1. Rubro/Tipo.- Rubro: Señalar el grupo principal del ingreso, en función de su naturaleza y el carácter de la transacción que le da origen. Tipo: Indicar el conjunto de ingresos que integran cada rubro. Ejemplo: (Rubro: Impuestos; Tipo: Impuestos sobre los ingresos, impuestos sobre el patrimonio, etc.)

2. Estimado.- Señalar el importe total expresado en moneda nacional, del ingreso que se aprueba anualmente en la Ley de Ingresos.

3. Modificado.- Señalar el monto total, expresado en moneda nacional, de lo que resulte de incorporar en su caso, las modificaciones al ingreso estimado, previstas en la Ley de Ingresos.

4. Devengado.- Señalar el monto total, expresado en moneda nacional, de los derechos de cobro que tenga la Dependencia o Entidad (cobro de impuestos, cuotas, aportaciones de seguridad social… etc.)

5. Recaudado.- Indicar el monto total expresado en moneda nacional, de los ingresos recaudados por la dependencia o entidad, correspondientes al periodo que se reporta, derivados de  pago de impuestos, cuotas, aportaciones de seguridad social, contribuciones de mejoras, derechos, etc.

6. Avance (%).-Es el cociente en términos porcentuales de los ingresos recaudados entre el ingreso modificado.

IV. Reporte Analítico de la deuda.- Corresponde al reporte analítico de la deuda, mismo que contiene los campos que a continuación se mencionan.

1. Denominación de la deuda.- Toda operación constitutiva de un pasivo, directo, indirecto o contingente, de corto, mediano o largo plazo, que haya contraído la dependencia o entidad derivada de un financiamiento, crédito, empréstito o préstamo, independientemente de la forma mediante la que se le haya  instrumentado, excluyendo las obligaciones de pago multianuales que se deriven de contratos de obra pública, prestación de servicios, arrendamientos o adquisiciones.

2. Moneda de contratación.- Indicar la denominación de la moneda o tipo cambiario con la que se encuentra contratada la deuda  (pesos mexicanos, dólares, euros, etc.)

3. Institución acreedora.- Indicar la razón social de la Institución financiera con la que se tiene contratada la deuda en su calidad de acreedora

4. Saldo final del periodo anterior.- Indicar el saldo final de la deuda correspondiente al periodo anterior al que se reporta.

5. Movimiento.- Indicar los movimientos (incrementos o disminuciones) del periodo que se reporta.

6. Saldo final del periodo actual.- Indicar el saldo final de la deuda correspondiente al periodo actual que se reporta.

NOTAS:

 1.- La información correspondiente al presente FUM deberá ser proporcionada en la modalidad de transferencia, por lo que el documento debe ser en PDF, para efecto de poder ser transferido en el SER.

2.- La información reportada en el presente FUM deberá corresponder al menos al mes inmediato anterior a la fecha de la entrega recepción.

3.- El presupuesto de ingresos y egresos que se reporte en la Entrega Recepción Constitucional deberá ser los que correspondan al mes de septiembre del año de término de Administración.

Los estados financieros y anexos reflejan  el manejo de los recursos públicos que fueron entregados para el cumplimiento de los objetivos para el cual se creó la Dependencia o Entidad, los cuales se convierten en una herramienta indispensable para la toma de decisiones. Es por ello que dichos estados financieros deben estar apegados a los Principios de Contabilidad Gubernamental, a efecto de que el lector tenga la certeza de que la información que presentan es suficiente, confiable, útil y suficiente.

Por lo anterior, el presente formato debe contener al menos lo siguiente: El Estado de Situación Financiera (balance), el Estado de Ingresos y Egresos (de resultados),  el Estado de Origen y Aplicación de Recursos y el Estado de Cambios en el Patrimonio y Notas a los Estados Financieros, tales como:

Estado de situación financiera.- Información relativa a una fecha determinada sobre los recursos y obligaciones de la Dependencia o Entidad: Activo (Ordenado de mayor a menor disponibilidad), Pasivo (Ordenado de mayor a menor exigibilidad) y Capital (capital o patrimonio contable de la Dependencia o Entidad a determinada fecha).

Estado de actividades.- Estado financiero que representa el resultado de las operaciones de la Dependencia o Entidad, debiendo reflejar tanto los ingresos generados por los recursos o bienes percibidos (federales, estatales o particulares) o por los servicios prestados por la misma  y los egresos originados por el consumo de los bienes o servicios erogados con motivo de sus operaciones, en un periodo determinado.

Estado de cambios en la situación financiera.- Muestra la variación negativa de los rubros de activo y la variación positiva de los rubros de pasivo y patrimonio por la obtención o disposición de los recursos y obligaciones durante el ejercicio, del periodo actual respecto al periodo anterior.

Estado de variaciones en la hacienda pública/patrimonio.- Información financiera que refleja los movimientos realizados en el rubro de capital o patrimonio de la Dependencia o Entidad por un periodo determinado.

Notas a los estados financieros.- Revelan la información complementaria de los rubros y saldos presentados en los estados financieros y que son de utilidad a los usuarios para la toma de decisiones.

Estado analítico del activo.-  Muestra el comportamiento de los fondos, valores, derechos y bienes debidamente identificados y cuantificados en términos monetarios que dispone la Dependencia o Entidad para realizar sus actividades entre el inicio y el fin del periodo.

Estado analítico de la deuda y otros pasivos.- Muestra las obligaciones insolutas de los entes públicos, al inicio y fin de cada periodo, derivadas del endeudamiento interno y externo, realizado en el marco de la legislación vigente. Del cual se derivan las siguientes clasificaciones:

a)     Corto y largo plazo, así como por su origen en interna y externa;

b)    Fuente de financiamiento;

c)     Por moneda de contratación, y

d)    Por país acreedor.

Informe sobre pasivos contingentes.- Revelan información sobre las posibles obligaciones, cuya aplicación debe ser confirmada sólo por la ocurrencia de uno o más eventos inciertos que no están bajo el control de la dependencia o entidad. Señalar: Origen e Importe total proyectado.

NOTA:

1.- Las Estados financieros se deberán proporcionar al último mes inmediato anterior a la fecha de entrega recepción.

2.- La presente información debe ser proporcionada en la opción de transferencia, por lo que Estados Financieros se deberán escanear en PDF, y transferir al SER.

La información que se transfiera en este formato debe ser la relativa al inventario de formas valoradas que maneje la dependencia, entidad o  área sujeta a entrega recepción,  y cuya operación y resguardo se encuentra bajo su responsabilidad, conforme a los siguientes requisitos:

Nombre de la forma.- Incluir el nombre de los documentos prefoliados utilizados por la dependencia, entidad o área sujeta a entrega recepción para la ejecución de su operación, tales como: chequeras, facturas, recibos de ingresos, control de ingreso y salida, notas de remisión, documentos oficiales prefoliados, entre otro.

Número de folios en existencia.- Señalar el número total de los folios de cada una de las formas que no han sido utilizados.

Número de folio de la última forma usada.- Indicar el número de folio de la última forma que fue utilizada.

Número de folio de la siguiente forma en blanco.- Señalar el número de folio de la forma en blanco que será la siguiente en utilizarse.

Número del último folio de la forma valorada.-  Señalar el número de folio de la última forma en blanco.

Nombre del resguardante de cada una de las formas.- Se deberá señalar el nombre del responsable del resguardo de cada una de las formas utilizadas por la dependencia, entidad o unidad administrativa sujeta a entrega recepción,  (nombre[s], apellido paterno, apellido materno).

Cargo del resguardante de cada una de las formas.- Indicar la denominación del empleo, cargo o comisión del responsable del resguardo de cada una de las formas utilizadas por la dependencia, entidad o unidad administrativa sujeta a entrega recepción.

Nombre de la persona responsable del inventario.- Se deberá precisar el nombre del responsable de elaborar el inventario de las formas valoradas a cargo de la dependencia, entidad o unidad administrativa sujeta a entrega recepción (nombre[s], apellido paterno, apellido materno).

Cargo de la persona responsable del inventario.- Indicar la denominación del empleo, cargo o comisión  de la persona responsable de elaborar el inventario de las formas valoradas a cargo de la dependencia,  entidad o unidad administrativa sujeta a entrega recepción.

Fecha de último corte de formas.- En este espacio se deberá señalar la fecha en que se elaboró el corte de formas valoradas utilizadas por la dependencia, entidad o unidad administrativa sujeta a entrega recepción, y que deberá coincidir con la fecha de separación del empleo, cargo o comisión del servidor público saliente (día/mes/año).

Lugar de resguardo de las formas.- Precisar el lugar donde se resguardan las formas (oficina, gaveta, caja, cajón, archivero, etc.).  

Objeto o uso que de la forma.- Señalar para que se utiliza la forma

Cargo del responsable de su uso o resguardo.- En este espacio se deberá indicar la denominación del empleo, cargo o comisión del servidor público responsable de su resguardo (nombre[s], apellido paterno y apellido materno).

NOTA:

1.- La presente información debe ser proporcionada en la opción de transferencia, por lo que se deberá elaborar en archivo Word, con los datos solicitados y rubros solicitados, imprimir, estampar el sello (s), escanear en PDF, y transferir al SER.

La información que se transfiera en el presente formato, corresponde a los archivos con que cuenta la dependencia, entidad, o área sujeta a entrega recepción, ya sea en trámite, conservación, histórico o permanente, tales como: Archivos en trámite; Oficios emitidos por la Legislatura referentes a la fiscalización de las cuentas públicas ; Expedientes de índole administrativa, penal, laboral, fiscal, civil, mercantil, técnicos de obra pública; Expedientes financieros de obra pública; Permisos para usos de explosivos, tala de árboles, construcción de caminos, etc.; Expediente general de servicios municipales; Expediente de mantenimiento de servicios municipales; Expediente de mantenimiento de vehículos, maquinaria y equipo; Expediente de pliegos de observaciones y solventación de las mismas; Archivos varios; Expedientes en archivo; Expedientes documentales patrimoniales; Confirmación de saldos; Expediente de cuentas bancarias vigentes o canceladas, de existir; Expedientes de personal; Relación de los expedientes de los impuestos y contribuciones pagadas, entre otros; conforme a los siguientes requisitos:

Nombre del archivo.- Indicar el nombre, número etc., con el que se identifica el archivo correspondiente, como puede ser, expediente de obra pública, expediente de inventario de bienes, expediente de becas, archivo de procedimientos administrativos de ejecución, etc.

Número de tomos.- Indicar el número de tomos (legajos, volúmenes, libros, ejemplares, obras, etc.), que integran el archivo, expediente o documento. 

Clasificación del archivo.- Especificar si el archivo, expediente o documento se encuentra clasificado como información pública, confidencial o reservada, en términos de los artículos 43 al 47, del Código Civil del Estado de Querétaro y de la Ley de Acceso  a la Información Gubernamental del Estado de Querétaro.  

Valor legal, fiscal e histórico del archivo.- Informar de acuerdo al catálogo que a continuación se presenta, el valor o condición que posee el archivo, expediente o documento (valores primarios), para lo cual, se deberá solamente una opción.

Valor Administrativo.- El que tienen los documentos de archivo para la administración que los ha producido, relacionado al trámite o asunto que motivo su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos de archivo producidos en cualquier dependencia o entidad para responder a una necesidad  administrativa mientras dure su trámite, son importantes por su utilidad referencial de planeación y de toma de decisiones.

Valor fiscal.-  Es el que tienen los documentos que pueden servir como prueba de cumplimiento de obligaciones tributarias.

Valor Contable.- Son los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operaciones destinadas al control presupuestario, como por ejemplo: El programa Operativo Anual, archivos de cuentas bancarias o movimientos financieros, conciliaciones bancarias,  Estados financieros, etc.

Valor legal.- El que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la Ley. Sirven para documentar  las obligaciones legales y protegerlos de derechos de los individuos y del gobierno, por ejemplo: Las Actas del registro civil, contratos, escrituras, actas constitutivas notariadas, decretos, acuerdos, documentos relacionados con la propiedad.

Valor Evidencial.- El valor que poseen los documentos que muestran el origen, organización y  funcionamiento de la dependencia, entidad o unidad área sujeta a entrega recepción.

Valor Testimonial.- El valor que poseen los documentos que dan testimonio de la evolución y cambio trascendental de la dependencia, entidad o área sujeta a entrega recepción.

Valor Informativo.- El que tienen los documentos que tienen información sobre corporaciones, cosas, problemas y condiciones, documentos que tienen que ver con la función que está desempeñando la institución.  

Valor Histórico.- El que tienen los documentos seleccionados por su valor informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico de la dependencia, entidad, municipio, estado o nación y, por ende, de la humanidad.  

Determinación de la vida útil del archivo.-  Indicar el plazo o periodo durante el cual el archivo, expediente o documento, deberá de ser conservado determinado por la dependencia, entidad o área sujeta a entrega recepción, por mantener sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o históricos, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes aplicables.

Criterios de valoración del archivo.- En este apartado se deberá especificar la disposición jurídica que sirvió de referencia para determinar la vida útil del archivo, expediente o documento. En el caso de que el plazo de vida útil hubiera sido determinado por la dependencia, entidad o área sujeta a entrega recepción generadora del archivo, expediente o documento, se deberá precisar el criterio para determinar el plazo de conservación.      

Fecha de la última actualización del archivo.- En este espacio se deberá indicar la fecha en que se llevó a cabo la actualización de los archivos, expedientes o documentos de que maneja la dependencia, entidad o unidad administrativa (día/mes/año), misma que debe coincidir con la fecha de separación del empleo, cargo o comisión del servidor público saliente.

Nombre de la unidad administrativa a la que pertenece el archivo.- Especificar el nombre de la dependencia, entidad o área administrativa a la que pertenece cada uno de los archivos, documentos o expedientes reportados, y que por lo tanto es responsable de la guarda y custodia de  los mismos.

Ubicación física del archivo. -   En este espacio se deberá señalar el espacio físico que ocupa cada uno de los archivos, expedientes o documentos (tanto los que estén en trámite, en conservación, los históricos y los permanentes), especificando: archivero, gaveta, cajón, caja, archivo de la dependencia, entidad, unidad administrativa, etc.

Nombre del resguardante.- Indicar el nombre del servidor público responsable de la guarda y custodia del archivo, expediente o documento.

Cargo del resguardante.- Indicar el empleo, cargo o comisión del servidor público responsable del guarda y custodia del archivo, expediente o documento.

Identificación de los archivos.-  En rubro, se deberá informar de acuerdo al catálogo que se presenta si el archivo es de: 

Trámite: Se integran por el conjunto de documentos vigentes y en uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de la dependencia, entidad o unidad administrativa sujeta a entrega recepción.

Conservación: Expedientes, documentos o archivos que han sido concluidos o que no se encuentran en trámite o uso cotidiano por parte de la dependencia, entidad o unidad administrativa sujeta a entrega recepción que los generó o los conserva, pero que se encuentran disponibles para su consulta esporádica, y que por disposición expresa de Ley o por su importancia, tienen señalado un plazo de guarda o conservación, pudiendo estar o no, en un lugar diverso al de la oficina a la que pertenecen.

Históricos o permanente.- Aquellos archivos, expedientes o documentos integrados al Registro Estatal de Archivo, cuya custodia es obligatoria, permanente y especial, que representan evidencia o memoria documental institucional respecto de derechos y obligaciones del estado y los particulares, o bien, potencial informativo para la investigación y conocimiento de acontecimientos y circunstancias relevantes en la vida del estado y de la nación.

NOTAS:

 
1.- En el presente formato se deberán considerar obligatoriamente los archivos, expedientes o documentos  relativos a Recursos Humanos, Asuntos Fiscales, Activo Fijo, obra pública, los reportados en los Formatos de Uso Múltiple 21 “Asuntos en Tramite!”, 25 “ Contratos y Convenios” vigentes, el expediente donde conste la destrucción de archivos o su envió a bodega,  etc.

2.- Para registrar la información correspondiente en el presente Formato de Uso Múltiple, se deberá atender al concepto de Archivo que señala la  el artículo 2, de la Ley de Archivo publicada en el periódico oficial “La Sombra de Arteaga” de fecha 24 de julio de 2009, que define como “Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su forma y soporte material, producidos o recibidos por una persona física o moral o por un organismo público o privado, en el ejercicio de sus funciones o actividades.

NOTAS:

1.- El registro de información en el presente FUM es obligatorio para los servidores públicos que por cualquier causa se separan de su empleo, cargo o comisión, así como para aquellos que integran la estructura organizacional de las áreas sujetas a entrega recepción.

2.- En el caso de la entrega recepción de la dependencia o entidad, cada unidad administrativa deberá reportar los asuntos o juicios en trámite que tenga a su cargo.

3.- Los archivos de los asuntos en trámite registrados en el presente FUM, deberán ser reportados en el FUM 19 “Archivos”. 

4.- En el supuesto de que el servidor público no cuente con asuntos en trámite por haber sido turnado para su atención a los responsables de las unidades administrativas que forma parte del área sujeta a entrega recepción, se deberá realizar una nota en WORD indicando lo anterior.

La información que se transfiera en el presente formato, corresponde a los contratos o convenios vigentes suscritos por la dependencia o entidad, con municipios, el estado, la federación o particulares (personas físicas o morales), nacionales o extranjeras, públicas o privadas, que para la ejecución de las actividades propias de la dependencia o entidad se requieran celebrar, incluyendo los que estén relacionados con el patrimonio o los contratos por asesoría y consultoría, conforme a los siguientes requisitos: 

Tipo.- En este espacio se deberá indicar el tipo de acto jurídico que se celebra: a) Contrato (acuerdo de voluntades entre dos o más personas a través del cual se crean o transfieren derechos y obligaciones; ejemplo: Contratos celebrados por la adquisición, arrendamiento, comodato o enajenación de un bien, así como la contratación de un servicio) o b) Convenios (acuerdo de dos o más personas para crear, transferir, modificar o extinguir obligaciones; ejemplo: Convenio por el que se modifica alguna cláusula de un contrato, convenio a través de cual se asignan determinados recursos, etc.).

Objeto.- En este espacio se deberá indicar el objeto que se persigue con la celebración del contrato o convenio, como puede ser el caso de asignación de recursos, la realización de una determinada obra pública, la adquisición de un bien, la contratación de un servicio, etc.

Nombre de la persona contratante.- Se deberá mencionar el nombre de la persona, física (Nombre (s) apellido paterno y apellido materno) o moral (razón social), pública o privada, que celebra el contrato con la dependencia o entidad

Garantía para su cumplimiento.- Se deberá señalar el medio para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contraídas por un tercero con la dependencia o entidad, por ejemplo: Fianza, cheque certificado, etc.; La información señalada en el presente campo, deberá coincidir con la reportada en el FUM 03 (Garantías).

Vigencia.- En este espacio se deberá indicar el periodo de vigencia pactado en el contrato o convenio para la ejecución de su objeto (día/mes/año en que inicia y el día /mes/año en que concluye).

Monto.- En este espacio se deberá indicar el monto de los recursos autorizados por las instancias competentes para la ejecución del objeto pactado en el contrato o convenio celebrado por la Dependencia o Entidad con terceros.

Nombre del responsable de su cumplimiento.- Indicar el nombre del servidor público responsable del cumplimiento del contrato o convenio (nombre[s], apellido paterno y apellido materno).

Cargo del responsable de su cumplimiento.- Puesto (denominación del empleo, cargo o comisión), que ocupa la persona responsable del cumplimiento del contrato o convenio.

NOTAS:
1.- En el caso de haber reportado información contenida en los FUM 03 (Garantías), FUM 04 (Control de Adquisiciones) y FUM 28 (Obras y acciones) forzosamente se deberá proporcionar la información  requerida en el presente formato.

2.- La información solicitada en el presente FUM deberá ser reportada por el área que tenga a su cargo la administración y resguardo del contrato o convenio.

3.- En el caso de los contratos o convenios que se encuentren en trámite de formalización, dicha información solamente deberá ser reportada en el FUM 21 “Asuntos en trámite”. 

Nota: La Información solicitada en el presente Formato de Uso Múltiple, deberá ser reportada con fecha de corte a la fecha de separación del empleo, cargo o comisión del servidor público saliente.

La este formato se deberá transferir la información correspondiente al  personal adscrito a la dependencia o entidad, debiendo contener los siguientes requisitos:

Plaza ocupada o vacante.- Señalar si a la fecha de entrega recepción la plaza se encuentra ocupada o vacante.

Área de Adscripción.- Señalar el nombre de la unidad administrativa de la Dependencia o Entidad (departamento, dirección, coordinación, administración, etc.) a la que se encuentra adscrito el empleado.

Puesto del empleado.- Deberá indicar el nombre del puesto que corresponda de acuerdo a la plantilla de personal y/o estructura autorizada.

Sueldo base.- Indicar el monto del sueldo base de cotización sin incluir compensaciones o gratificaciones adicionales.

Nombre del empleado.- Mencionar el nombre del empleado (nombre[s] y apellidos paterno y materno).

Categoría o tipo de plaza.- Indicar el que le corresponda al empleado de acuerdo a la forma en que se encuentre contratado conforme al catálogo que se presenta: base, confianza, honorarios, eventual, comisionado.

Fecha de Alta.- Señalar la fecha en la que operó el movimiento de alta del empleado en la plaza presupuestal. En caso de que la En caso de que la persona se encuentre contratada por honorarios, la fecha de su primer contrato.

RFC.- Especificar el  Registro Federal de Contribuyentes del empleado a trece posiciones.

NOTAS:

1.- En caso que de la entrega recepción de una sola  área administrativa, ésta información deberá reportarla el servidor público saliente, misma que deberá solicitar a su Unidad de Apoyo Administrativo o su equivalente.

2.- En la entrega recepción de la dependencia o entidad, la información deberá ser reportada por la Unidad  de Apoyo Administrativo o su equivalente.

3.- La información deberá ser con fecha de corte a las fecha de separación del empleo, cargo o comisión del servidor público saliente.

4.- La información deberá ser acorde a la estructura actualizada de la dependencia o entidad. Se deberá tomar en consideración las plazas ocupadas, vacantes, y especificar si se cuenta con personal comisionado o eventual, para este último supuesto, se deberá reportar la información acorde a los datos enunciados con anterioridad.

En este formato se deberá proporcionar el archivo que contenga la estructura orgánica autorizada para la dependencia, entidad o área sujeta a entrega recepción de que se trate.

Dicha información deberá ser integrada por parte de la Unidad Administrativa o su equivalente en la dependencia, entidad, y en el caso de la entrega de un área administrativa, deberá ser solicitada a la Unidad de Apoyo Administrativa para ser integrada en el SER, conforme a los siguientes campos:

La Estructura orgánica autorizada  por la Oficialía Mayor del Poder Ejecutivo del Estado de Querétaro o por el Órgano de Gobierno o su equivalente en el caso de entidades.  

NOTAS:

1.- La  información debe proporcionarse elaborando la estructura en Word, escaneada en PDF y transferida en el SER, o bien impresa y transferida en el referido formato.

2.- Deberá coincidir con la plantilla de personal.